Công văn của Tổng Cục Quản lý đất đai gửi Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương V/v sao và quét Giấy chứng nhận, hồ sơ cấp Giấy chứng nhận để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.

Tổng cục Quản lý đất đai đề nghị Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo thực hiện một số công việc:
Kiểm tra, uốn nắn, chỉ đạo các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện nghiêm túc việc sao Giấy chứng nhận để lưu theo đúng quy định.
Đối với những địa phương đã triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính phải thực hiện quét Giấy chứng nhận đã ký để lưu (dưới dạng ảnh) vào cơ sở dữ liệu trước khi trao cho người được cấp.
Đối với những địa phương đang xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính trên cơ sở số hoá hồ sơ địa chính hiện có thì chỉ thực hiện việc quét để lưu vào cơ sở dữ liệu đối với các giấy tờ pháp lý: Bản lưu hoặc bản sao Giấy chứng nhận đã cấp (nếu có); Các giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu gắn liền với đất; Các hợp đồng hoặc văn bản về chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất đã được công chứng thực hiện theo quy định của pháp luật; Các giấy tờ chứng minh về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai;
Chỉ đạo hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quản lý đầy đủ, chặt chẽ toàn bộ hồ sơ địa chính và các giấy tờ lập trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận và đăng ký biến động đất đai để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, tra cứu trong quá trình giải quyết thủ tục biến động đất đai và giải quyết những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý đất đai sau này.
Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc cần phải phản ánh kịp thời về Tổng cục Quản lý đất đai để được hướng dẫn thực hiện thống nhất./.